Tuskin löytyy kovin montaa julkista organisaatiota, joka ei olisi mukana jossakin projektissa tai hankkeessa. Niihin osallistuminen on usein edellytys julkisen rahoituksen saamiselle valtiolta tai EU:lta. Liikkeellä on myös entistä useampia kehittäjiä ja konsultteja, joilla on osaamista laatia tutkimus- ja kehittämissuunnitelmia ja löytää niihin rahoituslähteitä. Kunnat ovatkin olleet viime vuosina aktiivisia hankkeiden ja projektien eteenpäin viejiä. Kasvavat palvelutarpeet ja niukkenevat resurssit pistävät kunnat uudistamaan toimintaansa, mikä on välttämätöntä ja myönteistä. Monilla työpaikoilla kuitenkin kysellään, ovatko projektit ja hankkeet aina tehokkain tapa kehittää toimintaa. Voisiko kehittämistä tehdä joskus kevyemmin keinoin esim. erilaisin kokeiluin tai lähtien liikkeelle arkityössä nousevista kehittämistarpeista?
Projekteissa rahaa käytetään yllättävän paljon kaikkeen muuhun kuin itse tavoitteeseen. Projekti täytyy suunnitella, hallinto perustaa, istua erinäköisissä palavereissa ja laatia asiaankuuluvat raportit. Aikaa kuluu, kun haetaan yhteisiä toimintatapoja ja neuvotellaan, miten rahat kohdennetaan. Erilaisten projektien myötä kokoustaminen työpaikoilla onkin lisääntynyt. Tilastokeskuksen mukaan suomalainen konttorityöntekijä käyttää työajastaan keskimäärin 9,5 tuntia viikossa kokouksiin ja 6 tuntia niihin valmistautumiseen. Silti peräti 40% kokee kokouksissa istumisen tehottomaksi. Eikä tämä ole työnantajalle halpaa: kokousten ja niihin valmistautumisen kustannus per työntekijä on viikossa keskimäärin 543 euroa. Pysäyttäviä lukuja. Paljon peräänkuulutettua tuottavuuden nostoa olisi mahdollista saada aikaan niinkin yksinkertaisin keinoin kuin kokouskäytäntöjä parantamalla ja turhia palavereita karsimalla.
Projektit ovat saaneet hienon leiman, ikään kuin ne olisivat jotain parempaa kuin organisaation varsinainen perustoiminta. Parhaimmillaan projekti tuottaa uusia innovaatioita, ratkaisuja ongelmiin ja kohottaa kunnan ja oman hallinnonalan imagoa. Pahimmillaan se vie ajan ja voimat varsinaisen työn tekemiseltä. Projektien suurin ongelma on usein se, että ennen kuin edellistä uudistushanketta on saatu vietyä kunnolla loppuun ja käytäntöön, organisaatioon tuodaan uusia projekteja. Kunnissa kannattaisikin käyttää enemmän aikaa siihen, mihin projektilla ylipäätään pyritään ja miten sen tuomat uudistukset hyödyttävät varsinaista perustyötä.
Projektista laaditut raportit eivät sinällään kehitä työtä tai toimintaa. Raportin ja sen sisältämien toimenpide-ehdotusten valmistumisen jälkeen ollaan vasta alkutaipaleella. Johdon ja esimiehen vastuulla on, miten toimenpide-ehdotukset juurrutetaan työyhteisöön. Tämä on kehittämishankkeen vaativin vaihe. Juurruttamisvaihe vaatii johdolta ja esimiehiltä todellisia esimiestaitoja, pitkäjänteisyyttä ja viisautta. On ymmärrettävää ja inhimillistä, että tämä vaihe kiireessä lykätään tuonnemmaksi ja joskus jopa kokonaan unohdetaan. Raporttien pölyttyminen hyllyssä voi kuitenkin olla kohtalokasta: se vie helposti pohjan ja uskottavuuden tulevalta kehittämiseltä.
Projektien hyvyys tai huonous ratkaistaan ennen kaikkea sillä, voidaanko projektista saatu tulos muuttaa pysyväksi toiminnaksi. Projekti voi onnistua, jos jo suunnitteluvaiheessa kuunnellaan kohderyhmän tarpeita. Vikaa ei olekaan itse kehittämisessä, vaan että kehittämisen terveet peruslähtökohdat kehittämisinnossa joskus unohtuvat. Kaiken kehittämisen tulee palvella ja kunnioittaa työn perusydintä ja – tarkoitusta.
